Zwolniony 10 września 2007 r. pracownik zwrócił się do mnie o ponowne wydanie świadectwa pracy, gdyż zgubił to, które otrzymał w dniu rozwiązania umowy o pracę. Czy mam obowiązek wydać mu świadectwo po raz kolejny? Czy w takim przypadku powinienem wydać pracownikowi wydrukowane na nowo świadectwo, czy może wystarczy zrobić kopię z tego, na którym jest już jego podpis potwierdzający odbiór i umieścić na tej kopii napis „Duplikat”?
W uzasadnionych przypadkach pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi (lub osobie przez niego upoważnionej) odpis świadectwa pracy. Ponieważ w przepisach użyto sformułowania „odpis”, a nie „kopia” wydaje się, że powinien Pan przygotować odpis tego dokumentu, a nie kserować świadectwo znajdujące się w aktach osobowych pracownika.
Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi odpis świadectwa pracy w uzasadnionych przypadkach (§ 4 rozporządzenia dotyczącego świadectwa pracy). Żaden akt prawny nie wyjaśnia co należy rozumieć przez „uzasadnione przypadki”, dlatego też musi to być rozpatrywane w konkretnej sytuacji. Wydaje się, że zdarzenia losowe takie, jak: zagubienie, przypadkowe zniszczenie czy też kradzież świadectwa pracy kwalifikują się do kategorii okoliczności, które uzasadniają wydanie odpisu tego dokumentu. Nie ma ograniczeń co do ilości odpisów świadectwa pracy, które wydajecie pracownikowi. W związku z tym, nawet jeśli ten sam pracownik zwróci się do Was kilkakrotnie o wydanie odpisu, macie taki obowiązek, oczywiście jeśli powód takiej prośby jest uzasadniony.
Przepisy nie precyzują, jak powinien wyglądać odpis świadectwa pracy, potocznie nazywany „duplikatem”. Dlatego też należy uznać, iż dokument ten powinien wyglądać dokładnie tak samo jak świadectwo pracy wystawione pracownikowi po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Odpis musi więc zawierać wszystkie informacje, które były umieszczone w świadectwie pracy łącznie z podpisami osób, które podpisały się w treści tego dokumentu. Pamiętajcie, by w odpisie świadectwa pracy umieścić również pierwotną datę wydania pracownikowi świadectwa, a nie datę stworzenia odpisu.
Niektóre urzędy mogą nie honorować kserokopii świadectwa pracy, nawet z poświadczeniem o zgodności z oryginałem. Dlatego też wydawanie pracownikom ksera z dopiskiem „duplikat” wydaje się błędne.
|
Uwaga!
W żadnym wypadku nie możecie pobierać od pracownika opłat w zamian za wydanie odpisu świadectwa pracy.
|
Podstawa prawna:
